Kebijakan Privasi Bukan Sekadar Formalitas: Apa yang Harus Ada dan Apa Risikonya Jika Tidak Lengkap

Masalah dengan Kebijakan Privasi Copy-Paste

Menyalin kebijakan privasi dari website lain adalah praktik yang sangat umum namun penuh risiko. Kebijakan privasi yang Anda salin mungkin dibuat untuk bisnis dengan model operasional yang berbeda, yurisdiksi hukum yang berbeda, atau jenis data yang berbeda.

Lebih berbahaya lagi, kebijakan privasi yang terlalu luas atau mencantumkan praktik pemrosesan data yang sebenarnya tidak Anda lakukan bisa menciptakan kewajiban hukum yang tidak perlu. Jika kebijakan Anda menyatakan bahwa Anda tidak membagikan data ke pihak ketiga, namun Anda menggunakan layanan analitik pihak ketiga, Anda telah membuat pernyataan yang tidak akurat kepada pengguna.

Yang Diwajibkan UU PDP

Berdasarkan UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, kebijakan privasi setidaknya harus mencakup jenis data pribadi yang dikumpulkan dan dasar hukum pemrosesannya, tujuan dan cara penggunaan data, periode retensi data, hak-hak subjek data beserta cara menggunakannya, identitas dan kontak pengendali data, serta informasi tentang transfer data ke pihak ketiga atau ke luar negeri.

Ketentuan mengenai dasar hukum pemrosesan adalah yang paling sering diabaikan. UU PDP mensyaratkan bahwa setiap pemrosesan data harus memiliki dasar hukum yang valid, dan dasar hukum ini harus dikomunikasikan kepada subjek data.

Hak Subjek Data yang Harus Dijelaskan

UU PDP memberikan beberapa hak kepada subjek data yang harus dapat mereka jalankan secara nyata, bukan hanya disebutkan dalam kebijakan. Hak-hak ini mencakup hak untuk mengakses data yang dikumpulkan tentang mereka, hak untuk meminta koreksi data yang tidak akurat, hak untuk menarik persetujuan pemrosesan, hak untuk meminta penghapusan data dalam kondisi tertentu, serta hak untuk mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu.

Kebijakan privasi harus menjelaskan secara konkret bagaimana pengguna dapat menggunakan hak-hak tersebut, termasuk saluran komunikasi yang dapat digunakan dan waktu respons yang dapat diharapkan.

Risiko Kebijakan Privasi yang Tidak Memadai

Kebijakan privasi yang tidak memenuhi standar UU PDP berpotensi dikenakan sanksi administratif yang dapat berupa peringatan, denda, atau bahkan perintah penghentian sementara kegiatan pemrosesan data. Selain itu, kebijakan yang tidak transparan juga merusak kepercayaan pengguna yang semakin sadar akan hak-hak privasi mereka.

Dalam konteks kemitraan bisnis, banyak perusahaan internasional kini mewajibkan mitra lokal mereka untuk memiliki kebijakan privasi yang memenuhi standar tertentu sebelum menandatangani perjanjian kerja sama.